Nowy albo żaden. Budżetówka nie ryzykuje zakupów używanego sprzętu IT

Fraza „sprzęt komputerowy fabrycznie nowy” powtarza się jak mantra w dokumentach postępowań ofertowych prowadzonych przez budżetówkę. Prawo zamówień publicznych oraz rekomendacje UZP nie mówią nic o obowiązku zakupu wyłącznie nowego sprzętu IT. Jednak groźba wystawienia się na zarzut niegospodarności i nieracjonalnego wydatkowania środków publicznych jest bardzo skuteczna. Kierownicy jednostek budżetowych w większości przypadków nie ryzykują zakupu nawet pojedynczych używanych urządzeń. I mają rację.

Inwestycja w nowy sprzęt IT oraz stosowanie oryginalnych materiałów eksploatacyjnych ma wiele oczywistych zalet – szczególnie dla sektora instytucji publicznych. Korzyści są tym bardziej widoczne, im większe jest zamówienie.

Argumenty koronne: gwarancja i serwis

Roczna gwarancja przy zakupie sprzętu używanego to absolutne maksimum – zazwyczaj okres ten jest znacznie krótszy. W przypadku nowego sprzętu okres gwarancji rozciąga się od roku aż do… dożywocia.

Niezależnie od wszelkich możliwych „kruczków” w zapisach warunków gwarancyjnych jest to oferta „świętego spokoju” na kilka lat trudna do odrzucenia. Tym bardziej że serwisowanie leciwego sprzętu potrafi przerosnąć koszty zakupu nowych urządzeń.

Teoretycznie producent drukarki nie może uzależniać uznania gwarancji od faktu, czy klient stosował oryginalne tusze/tonery czy zamienniki. W praktyce ma wiele możliwości odstąpienia od wykonania naprawy, gdy stwierdzi stosowanie nieoryginalnych materiałów. Powstaje sytuacja sporna. Jeżeli spór dotyczy poważnych kwot, jego niekorzystny wynik może zakończyć się nawet utratą stanowiska przez kierownika jednostki budżetowej.

W tej sytuacji nie dziwi „dokładanie wszelkich starań”, by np. zamawiane materiały eksploatacyjne były fabrycznie nowe. Lektura wyroków na stronie UZP w sprawach zakupów sprzętu IT i materiałów eksploatacyjnych może być bardzo pouczająca i przydatna – szczególnie dla tych podmiotów, które dopiero planują zakupy.

Faktyczny czas eksploatacji

Czasy kupowania „sprzętu na lata” dawno minęły i raczej nie wrócą. Nie jest tajemnicą, że dzisiaj ideałem jest wyprodukowanie urządzenia, które będzie niezawodne przez okres obowiązywania gwarancji, a potem, najlepiej niezwłocznie, odmówi posłuszeństwa. Brutalne, ale prawdziwe. Eksperci UE od kilku lat poważnie przymierzają się do wprowadzenia regulacji, które zapobiegną temu zjawisku – pośród nich jest widmo wysokich kar za świadome wprowadzanie wad produkcyjnych.

Zanim coś się w tej kwestii zmieni, musimy liczyć się z faktem, że chcąc utrzymać komfort pracy (obsługa nowych wersji aplikacji) i zredukować ryzyko awarii, powinniśmy co 2-3, maksymalnie co 5 lat planować wymianę sprzętu. Dla strefy budżetowej jest to w przeważającej większości przypadków opcja nieosiągalna: eksploatacja urządzeń trwa do chwili, gdy ich naprawa bądź modernizacja staną się niemożliwe.

W tej sytuacji, gdy zapada decyzja o zakupie sprzętu, wybór wysłużonych urządzeń byłby obarczony zbyt wielkim ryzykiem, a mówiąc krótko ekonomicznie absurdalny.

Parametry dobrane do potrzeb

Nowy sprzęt to również możliwość dobrania parametrów do konkretnych potrzeb, zamiast wpasowywania się w dostępne konfiguracje. Oczywiście wszystko można dostosować, ale ma to sens przy kompilowaniu pojedynczych zestawów. Przy większych zamówieniach może być po prostu niewykonalne technicznie.

Wybierając sprzęt, którego rzeczywiście potrzebujemy, zapewniamy sobie komfort użytkowania i unikamy płacenia za funkcje, z których nie będziemy korzystać. Jeżeli zamawiamy zestaw do przeglądania sieci, codziennego wydrukowania 50 stron i wysłania kilku maili, kwestia dokładnego dedykowania sprzętu jest drugorzędna. Jeżeli jednak tworzymy stanowiska graficzne jest to sprawa podstawowa – wszystkie inne czynniki schodzą na dalszy plan.

Nowy – oszczędny i komfortowy

Nowe komputery, drukarki czy skanery, jak wszystkie nowe urządzenia elektryczne, są mniej energochłonne. Na pierwszy rzut oka argument o wyższej klasie energetycznej w przypadku laptopa czy drukarki wydaje się niezbyt mocny. I rzeczywiście, nie przemówi raczej do małej firmy z kilkoma stanowiskami komputerowymi i niskim zapotrzebowaniem na druk i kopiowanie dokumentów. Zakup nowego sprzętu znacznie przewyższy możliwe oszczędności.

Jednak użytkując kilkanaście czy kilkadziesiąt komputerów i urządzeń drukujących, nie da się zlekceważyć korzyści z posiadania nowego, energetycznie oszczędnego sprzętu.

Warto też wziąć pod uwagę fakt, że nowy sprzęt to większy komfort, a w efekcie wydajność pracy.

Prestiż też się liczy

Trudno się nie zgodzić z twierdzeniem, że z posiadaniem nowych urządzeń związany jest prestiż użytkownika. Praca na niewydolnym, przestarzałym sprzęcie obniża nie tylko jakość realizowanych z jego pomocą projektów (np. wydruków), ale też jakość samej pracy i samopoczucie pracowników. A od tego w dużym stopniu zależy kształtowanie opinii o firmie i w efekcie jej prestiż w oczach klientów i ich zaufanie do jakości świadczonych im usług.

druk w firmie drukarki dzierżawa długoterminowa jaką drukarkę wybrać do biura komputery kupno maszyny skanery sprzęt IT sprzęt IT w firmie urządzenia do drukowania urządzenia drukujące urządzenie drukujące wydruk w firmie

Ostatnio zmodyfikowane: 7 marca 2018