Jak zoptymalizować środowisko druku w firmie? Mamy dwie mocne odpowiedzi: SafeQ lub OptimiDoc

RedakcjaAutor | Technologia i urządzenia

mężczyzna analizuje raport na telefonie

Chcesz dowiedzieć się, kto drukuje, kopiuje, skanuje, gdzie, ile, w jakim formacie, w jakiej jakości, w kolorze czy mono oraz ile to kosztuje. Chcesz mieć pewność, że dokumenty nie trafią w niepowołane ręce. Chcesz ograniczyć do minimum wydruki jednostronne, nieuzasadniony druk w kolorze i wyeliminować wydruki dokumentów prywatnych. Chcesz drukować mobilnie, zmieniać zdalnie parametry dostępu do dowolnego urządzenia. Chcesz dostawać automatyczne raporty, dedykowane do Twoich oczekiwań. Po prostu: chcesz sprawnie zarządzać drukiem w swojej firmie i skutecznie ciąć koszty. Jeżeli oczekujesz tego wszystkiego, powinieneś skorzystać z SafeQ lub OptimiDOC.

W 2000 r. zaczęła się spektakularna historia czeskiego tygrysa YSoft Václava Muchny i jej flagowego produktu – platformy SafeQ. W 2012 r. Bronislav Šopík i Michal Škrdla, założyli OptimiDoc. Obecnie obie firmy oferują bardzo zbliżone możliwościami, konkurencyjne systemy kompleksowego zarządzania drukiem.

Ysoft – gigant dla gigantów

YSoft jest graczem globalnym, oferującym bardzo rozbudowany, wszechstronny system, adresowany do odbiorcy korporacyjnego, potrzebującego skutecznej kontroli środowiska druku rozsianego w wielu miastach, krajach, a nawet na różnych kontynentach.

Działanie systemu opiera się na wykorzystaniu terminali sprzętowych oraz terminali produkowanych przez YSoft, współpracujących z urządzeniami większości liczących się na rynku marek.

Warto odnotować, że jest to system modułowy, co pozwala na łatwą adaptację do konkretnych potrzeb, a co za tym idzie – oszczędność. Zgodnie z zapewnieniem YSoft, nie będziesz musiał kupować dwa razy tego samego programu, by uzyskać nowe funkcje – dokupisz tylko potrzebny moduł, np. drukowanie oparte na regułach czy drukowanie mobilne. Dzięki takiej konstrukcji oprogramowania i programu sprzedaży, YSoft może adresować swoje rozwiązania także do średnich i małych firm.

OptimiDOC – mniejszy, nie znaczy gorszy

Firma OptimiDoc jest młodsza, mniejsza, ma też naturalnie mniej klientów, ale oferuje system w niczym nieustępujący SafeQ. Podobnie jak konkurent, OptimiDoc Server działa w oparciu o dane magazynowane i przetwarzane w „chmurze”. Oferuje rozbudowane funkcje przechwytywania dokumentów i zarządzania nimi. System nie wykorzystuje własnych terminali, ponieważ opiera się na terminalach sprzętowych.

Producenci OptimiDoc Server i SafeQ podkreślają, że ich systemy gwarantują:

  • pełny monitoring i automatyczne raportowanie,
  • bezpieczeństwo dokumentów,
  • optymalizację środowiska druku,
  • zwiększenie wydajności pracy,
  • wygodę i dbałość o środowisko naturalne.

Monitoring – ile dokładnie drukujemy?

„Niewielu menadżerów wyższego szczebla orientuje się, jakie są dokładnie koszty druku w ich firmie”, powtarzają jak mantrę specjaliści od zarządzania drukiem. I zazwyczaj mają rację. Jest to efektem braku kompleksowego, zintegrowanego oraz łatwego w obsłudze systemu zarządzania środowiskiem druku. Jednorazowe zebranie informacji „ręcznie”, nie jest niemożliwe, jednak koszty i niedokładność zgromadzonych danych, czyni całą operację mało użyteczną. Nie nastręcza ona żadnych problemów, gdy możemy użyć OptimiDoc Server lub SafeQ.

Oba systemy gromadzą szczegółowe informacje na temat liczby, rodzajów (kolor, mono, format) kopii/wydruków/skanów i ich kosztu. Wszystkie operacje wykonywane na urządzeniach drukujących są rejestrowane i automatycznie opracowane w formie raportów. Reguły raportów można elastycznie dopasować do potrzeb użytkownika.

Potrzebujesz pomocy w zakresie IT i multimediów? Skorzystaj z pomocy naszych specjalistów i skontaktuj się z naszym informatykiem.

Radosław Wojtaniec – informatyk@kserkop.pl

Bezpieczeństwo – drukują tylko uprawnieni

Każdy użytkownik, by móc skorzystać z urządzenia, musi się uwierzytelnić: za pomocą karty, pinu, hasła lub ich kombinacji. Wyłącznie autoryzowany dostęp do dokumentów (do urządzeń drukujących) zapobiega skutecznie przechwyceniu informacji wrażliwych i poufnych. Zarówno celowemu, jak też przypadkowemu, bo dokumenty nie zalegają na tacy wyjścia z urządzenia, dostępne każdemu, kto akurat jest przy urządzeniu.

Ważnymi elementami systemu bezpieczeństwa są też funkcje Pull Print i Follow Me. Pierwsza umożliwia przechowywanie przygotowanych do wydruku dokumentów na serwerze do chwili, gdy użytkownik autoryzuje się i zażąda ich wydrukowania na wybranym urządzeniu. Z kolei Fallow Me, druk podążający za użytkownikiem, pozwala mu wybrać urządzenie drukujące, przy którym aktualnie się znajduje.

Zważywszy na fakt, że operacje te nie mają ograniczeń przestrzennych, wybór może dotyczyć urządzeń znajdujących się na innym piętrze, w innym budynku, ale też na innym kontynencie. Pozwala to uniknąć transportu ważnych dokumentów: są one bezpiecznie drukowane w miejscu przeznaczenia.

CZYTAJ  Dziura w sieci. Czym grozi brak zabezpieczeń sprzętu drukującego?

Optymalizacja, czyli skuteczne cięcie kosztów

Mając dokładne informacje o tym, kto, kiedy, ile i jakich dokumentów drukuje, możemy skutecznie zapobiegać marnotrawstwu (zbędne wydruki, niepotrzebny druk w kolorze, druk prywatnych dokumentów, druk jednostronny).

Niezwykle użyteczne są w tym względzie takie mechanizmy, jak np. „drukowanie oparte na regułach” (oferują go oba systemy). Proces jest 3-etapowy: warunek / akcja / powiadomienie. Przykład: na podstawie zgromadzonych danych system stwierdza, że konkretny użytkownik przekroczył przypisaną mu w danym okresie liczbę wydruków w kolorze (warunek) / następuje automatyczne wymuszenie druku mono (akcja) / informacja o zaistniałej sytuacji zostaje automatycznie wysłana na zdefiniowany w systemie adres e-mail (powiadomienie).

Dzięki regułom druku możemy ściśle określić wartości (liczby, typy, formaty) druku/kopiowania, skanowania dla poszczególnych użytkowników czy działów. W ten sposób uzyskujemy możliwość pełnej kontroli kosztów, a jednocześnie motywujemy pracowników do oszczędności.

Ograniczenia mogą być wprowadzane w różnych okresach, limity ustawia się w zależności od potrzeb – wszystko to pozwala zarządzać drukiem elastycznie, w oparciu o szczegółowe dane. Poprawia to znacznie kulturę i skuteczność zarządzania, a jednocześnie pozwala ciąć koszty tam, gdzie są generowane niepotrzebnie, zamiast stosować nonsensowną zasadę „urywania” wszystkim (pracownikom, działom) po równo.

Wydajność rośnie

Systemy OptimiDoc Server i SafeQ oferują możliwość wykonywania licznych operacji bezpośrednio z poziomu urządzenia drukującego, bez konieczności powracania do komputera.

Mowa m.in. o łatwym usuwaniu niepotrzebnych dokumentów z kolejek wydruku, wybieranie zadań do ponownego drukowania bezpośrednio z panelu urządzenia czy przechowywanie często kopiowanych dokumentów (np. różnego typu formularzy) i wydrukowania ich „jednym kliknięciem”, skanowanie do wybranego katalogu czy do poczty e-mail.

Możliwość personalizowania interfejsów, używanie tylko dostępnych danemu użytkownikowi lub zdefiniowanych specjalnie dla niego funkcji, pozwala na wymierne usprawnienie pracy i podniesienie jej wydajności. Wystarczy wziąć pod uwagę, ile czasu tracimy na przedzieranie się przez „zasieki” niezliczonych opcji. W zamian możemy wykonać rutynowe zadania szybko i skutecznie. Minimalizuje się ryzyko błędu, a co za tym idzie strat czasu i materiałów eksploatacyjnych.

Funkcje sterowania przechwytywaniem dokumentów, ich zapisem do wielu popularnych formatów, automatycznym znakowaniem, pobieraniem danych (rozbudowane możliwości OCR), sortowaniem i delegowaniem do odpowiednich miejsc docelowych, skracają lub eliminują wiele żmudnych i czasochłonnych prac biurowych.

Wszystkie te funkcjonalności wpływają wymiernie na poprawę wydajności (przyspieszenie procesów) i jakości pracy (minimalizacja ryzyka błędów).

Wygoda w parze z ekologią

Wygoda i bezpieczeństwo stosowania OptimiDoc Server i SafeQ, nie ograniczają się tylko do użytkowników – dotyczą również administratorów i kadry zarządzającej.

Przydzielanie uprawnień, zmiana parametrów pracy urządzeń, bieżący monitoring i tworzenie dowolnie zaprojektowanych raportów pozwala wdrożyć omawiane systemy bez konieczności kosztownych szkoleń czy tworzenia nowych etatów. Wszystko odbywa się centralnie, przy pomocy internetowego interfejsu, bez konieczności instalowania jakiegokolwiek oprogramowania na stacjach roboczych.

Z kolei menadżerowie otrzymują na bieżąco, w pożądanych momentach czy okresach czytelne raporty o funkcjonowaniu systemu druku – od zestawienia kosztów wszystkich druków np. na przestrzeni roku do podsumowania liczby kolorowych wydruków A3 Jana Kowalskiego za ostatni tydzień. Uszczegółowienie, przedział czasowy i wszystkie inne parametry zależą od zapotrzebowania odbiorcy raportu.

Korzystanie z systemów zarządzania drukiem, ma na celu oszczędności, czyli zmniejszenie liczby wydruków. Efektem dodanym jest ochrona środowiska naturalnego. SafeQ ma nawet możliwość tworzenia specjalnych raportów ekologicznych. Dane o druku prezentowane są w postaci liczby litrów zaoszczędzonej wody, liczby uratowanych drzew i ilości dwutlenku węgla, który nie trafił do atmosfery. A wszystko to dzięki optymalizacji środowiska druku. Tym samym technologia efektywnie wspiera naturę.

Ostatnio zmodyfikowane: 7 marca 2018