Drożej znaczy taniej. Co wpływa na realne koszty druku?

RedakcjaAutor | Optymalizacja i porady

drukowanie

Może zabrzmi to wywrotowo, ale próba kalkulowania kosztów druku na podstawie informacji o cenie wydruku/kopii jednej strony, które podają producenci, nie ma praktycznego sensu. Na tej podstawie możemy jedynie orientacyjnie wytypować urządzenia zdecydowanie nieekonomiczne. Realne źródła oszczędności kryją się gdzie indziej.

Dzieje się tak z dwóch powodów. Pierwszym jest test, na podstawie którego podaje się zużycie tonerów/tuszy. Przeprowadzany jest on z godnie z normą ISO/IEC 24711: 5 wzorcowych stron formatu A4, które od każdego z 4 kolorów składowych wymaga min. 5-procentowego pokrycia. Tylko na jednej z kartek znajduje się niewielkie zdjęcie sympatycznego niemowlaka. Co to oznacza? Że wystarczy niewielki procent wydruków zawierających zdjęcia, by dane producenta straciły kontakt z firmową rzeczywistością.

Drugim powodem jest, że do obliczenia TCO (Total Cost of Ownership), czyli całkowitego kosztu posiadania, nie wystarczy samo zużycie tonera/tuszu.

Koszty druku: składniki

Na realne koszty druku ma wpływ bardzo wiele zmiennych.

Składniki ceny druku:

  1. koszt urządzenia drukującego/urządzeń drukujących (zakupu lub dzierżawy),
  2. koszt materiałów eksploatacyjnych,
  3. koszt serwisu i napraw,
  4. koszt energii elektrycznej,
  5. koszt papieru.

Żeby dowiedzieć się, jaki jest realny TCO konkretnego urządzenia, trzeba wziąć pod uwagę wszystkie wymienione czynniki w określonym przedziale czasu. Najprościej rzecz ujmując, należy policzyć wszystkie koszty posiadania sprzętu w skali roku i podzielić je przez liczbę wydrukowanych w tym czasie stron.

Nie Cyganka, tylko audyt „prawdę ci powie”

„Tusze to jedna sprawa, a zarządzanie drukiem druga. Gdy moja firma zaczęła się rozrastać widziałem jaka dezorientacja druku nastąpiła. Przez to koszt druku znacznie wzrósł. Założyliśmy system monitorowania druku…”. (cytat z jednego z forów internetowych, pisownia oryginalna)

I taki właśnie powinien być punkt wyjścia każdego skutecznego planu racjonalizacji kosztów druku: audyt pozwalający ustalić, ile faktycznie drukujemy i jakie są składniki ostatecznego kosztu druku.

Dowiemy się z niego, kto, ile, kiedy i czego drukuje, a co za tym idzie – uzyskamy dane o rzeczywistych nakładach druku w firmie, które staną się podstawą wyboru odpowiedniego sprzętu drukującego.

CZYTAJ  Jaką drukarkę wybrać do biura?

Dobierz sprzęt do potrzeb

Poniżej prezentujemy zestawienie rocznych kosztów druku na dwóch profesjonalnych MFP-ach w skali roku, przy założeniu, że kupujemy urządzenie drukujące.

obciążenie

miesiąc/rok

1 kopii

w zł

wartość netto

w zł

MFP, kolor, A4 5 000
cena kopii / wydruku mono 8 000/9 6000 0,06 5 760
cena kopii / wydruku kolor 4 000/4 8000 0,26 12 480
Łączny koszty druku w skali roku (zł netto): 23 240
MFP, kolor, A3 12 000
cena kopii / wydruku mono 8 000/9 6000 0,03 2 880
cena kopii / wydruku kolor 4 000/4 8000 0,18 23 520
Łączny koszty druku w skali roku (zł netto): 23 520

To proste zestawienie pozwala wyciągnąć pięć praktycznych wniosków:

Po pierwsze: nie należy sugerować się wyłącznie ceną urządzenia, bo droższe, profesjonalne urządzenia są zazwyczaj wydajniejsze, co pozwala w dłuższych okresach zrównoważyć ich cenę obniżeniem kosztów wydruków, mniejszą awaryjnością.

Po drugie: inwestycja w drogi, wydajniejszy, bardziej niezawodny sprzęt opłaca się tym bardziej, im więcej drukujemy.

Po trzecie: o ile to tylko możliwe, rezygnujmy z druku w kolorze, który – niezależnie od urządzenia – zawsze jest kilkakrotnie droższy.

Po czwarte: ceny porównywanych urządzeń wskazują, że nie jest to „sprzęt z hipermarketu”, lecz profesjonalny – tanie urządzenia, przy tym samym obciążeniu drukiem, będą zdecydowanie droższe w eksploatacji: bariera 0,06 zł za stronę jest dla nich nie do pokonania, nie mówiąc o obciążeniach rzędu tysięcy stron.

Po piąte: wystarczy zestawić łączne, niemal identyczne w skali roku, koszty druku na porównywanych urządzeniach, by wybrać MFP formatu A3. Jest on droższy na starcie (cena urządzenia), lecz zdecydowanie funkcjonalniejszy, a do tego trwalszy: przy założonych w tabeli nakładach, MFP A4 wytrzymuje nie więcej, niż 3 lata, gdy trwałość modelu formatu A3 szacuje się na 5 lat.

Integruj, monitoruj i zarządzaj

To trzy żelazne zasady oszczędnego druku. Wszystkie trzy można zrealizować w małej skali w oparciu o profesjonalne sieciowe MFP-y. Zapewniają one integrację druku – zastępują liczne urządzenia nabiurkowe, generujące wyższe koszty (niższa wydajność, wyższe koszty serwisowania). Oferują też narzędzia kontroli dostępu i monitoringu druku, a co za tym idzie – pozwalają nim sprawniej zarządzać. Więcej na ten temat w tekście „Niższe koszty w firmie dzięki audytowi i monitorowaniu urządzeń biurowych cz. 1. Zbieranie danych” oraz jego drugiej części.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat urządzeń drukujących? Chcesz dobrać odpowiednie urządzenia do swojego biura? Skorzystaj z pomocy specjalistów i skontaktuj się z naszym doradcą handlowym.

Kamil Gamrat – kg@kserkop.pl

tel. 609 506 503

 

Ostatnio zmodyfikowane: 2 stycznia 2018