Elektroniczny obieg dokumentów – wydepcz własną ścieżkę do workflow

RedakcjaAutor | Technologia i urządzenia

dokumenty na tablecie

Prezentujemy rozwiązanie elektronicznego obiegu dokumentów z wykorzystaniem profesjonalnego systemu AMODIT. Cechą wyróżniającą go na tle licznych systemów workflow jest to, że zamiast nakłaniać użytkowników do przyjęcia jego zasad, dopasowuje się elastycznie do już działających procesów. I to zarówno tych sformalizowanych (opisanych w regulaminach, zarządzeniach, instrukcjach), jak też tych, które są stosowane na mocy nieskodyfikowanych zasad, istniejących tylko w świadomości pracowników danej firmy.

Ogólną filozofię działania platformy AMODIT wyjaśnia przystępnie filmik o wdzięcznym tytule „AMODIT – adaptacyjne modelowanie obiegu dokumentów.

Jej istotę umiejętnie zilustrowano znaną skądinąd historią z obszaru architektury krajobrazu, a konkretnie projektowania trawników.

Zasiej trawę i poczekaj

Zadanie: założenie trawnika i wytyczenie ścieżek dla pieszych. Strategia nr 1: wybrukować drogi piesze, a resztę zasiać trawą. Strategia nr 2: zasiewamy trawę, czekamy, aż piesi wydepczą ścieżki, a dopiero potem je utwardzamy.

AMODIT realizuje strategię nr 2. Zamiast narzucać ścieżki obiegu dokumentów, pozwala je wytyczać użytkownikom. W efekcie unikamy długotrwałego i kosztownego badania działających w firmie procesów, tworzenia procedur i mozolnego ich wdrażania. Użytkownik, np. pani kadrowa, definiuje procedurę składania wniosku urlopowego i… zaczyna jej używać. Pierwszy element systemu został wdrożony.

Zestaw możliwości, zamiast arbitralnych reguł

Co potrafi, jakie procesy obsługuje AMODIT? „Dowolne procesy, dowolne dokumenty” – zapewniają twórcy platformy. W tym najbardziej popularne, takie jak delegacje, wnioski urlopowe, obsługę faktur i umów, nadawanie pełnomocnictw.

Ich wyliczanie nie ma w zasadzie większego sensu, bo przy użyciu dostępnych w systemie narzędzi można stworzyć dowolną procedurę, określić ścieżkę wędrówki dokumentów i etapy załatwiania sprawy. Ponadto od decyzji użytkownika zależy określenie, na który etap i do którego odbiorcy jest przekazywana sprawa. Jeżeli czegoś brakuje, jeżeli np. trzeba zmodyfikować jakiś istniejący formularz, użytkownik nie musi zgłaszać tej sprawy działowi IT. Może sam dokonać modyfikacji szablonu, uzupełnić braki w procedurze. Oczywiście istnieje możliwość blokowania, by „radosna twórczość” nie doprowadziła do chaosu.

AMODIT jest jak skrzynia z systemowymi klockami Lego: znając proces (jego początek, etapy i cel), można zbudować procedurę, która w sposób możliwie szybki i bezbłędny doprowadzi do załatwienia sprawy.

Jest to tym łatwiejsze, że nie występują kłopoty z wykorzystaniem istniejących dokumentów elektronicznych: można załączyć plik w dowolnym formacie. W przypadku Worda i Excela możliwa jest wymiana danych tabelarycznych: pliki z danymi w formatach *.doc i *.xls można w prosty sposób przenosić do formularzy AMODIT-u, a następnie – po dokonaniu zmian – pobrać w postaci plików *.doc i *.xls.

Automatyzacja, integracja, bezpieczeństwo

AMODIT zapewnia łatwą integrację z systemami ERP. Ponadto bez problemu radzi sobie też z kodami kreskowymi. Pozwala korzystać z OCR do automatycznego „zaczytywania” danych z dokumentów przechwyconych z papieru.

Wiele działań może być całkowicie zautomatyzowanych:

  • zakładanie spraw (zakładanie spraw na podstawie zdarzeń, np. wysłania maila z załącznikiem na skonfigurowany w systemie adres);
  • generowanie powiadomień (np. o nieprzekraczalnych terminach załatwienia sprawy);
  • indeksowanie (zarówno zawartości pól formularzy, jak też treści załączanych dokumentów) – pozwala to na szybkie wyszukiwanie i na wykorzystywanie AMODIT-u jako elektronicznego archiwum;
  • raportowanie.

Oczywiście nie zabrakło też narzędzi kontroli dostępu. Są one bardzo precyzyjne – przydzielanie dostępu zaczyna się od poziomu pojedynczego pola w formularzu.

Łatwe wdrożenie

Fakt, że to nie użytkownik musi się nauczyć AMODIT-u, lecz system uczy się od użytkownika, może przyczynić się do łatwiejszego i szybszego wdrożenia. Gdy każdy użytkownik ma możliwość kształtowania potrzebnych mu procedur, wpływania na konstrukcję i działanie systemu, maleje znacznie naturalny opór przed narzucaną zmianą.

Poważne ułatwienia wdrożeń tkwią w samym systemie. Należą do nich:

  • intuicyjność obsługi nawet dla osoby posiadającej wiedzę i umiejętności niewykraczające poza obsługę podstawowych aplikacji biurowych;
  • prosty i przyjazny interfejs;
  • brak przeładowania zbędnymi opcjami: tworząc samodzielnie procedury, wyposażamy je tylko w te elementy, jakie są potrzebne i ułatwiają wykonanie konkretnych zadań.

W efekcie szkolenia skracają się do niezbędnego minimum.

Potrzebujesz pomocy w zakresie IT i multimediów? Skorzystaj z pomocy naszych specjalistów i skontaktuj się z naszym informatykiem.

Radosław Wojtaniec – informatyk@kserkop.pl

Zdigitalizuj się

Sprawa jest oczywista, ale warto powtórzyć: działanie każdego systemu wokflow, w tym także AMODIT-u, nie jest możliwe bez daleko posuniętej digitalizacji. Bez dokumentów w postaci elektronicznej, wprowadzanie tego rozwiązania nie ma większego sensu.

Digitalizacja jest wyzwaniem dla każdej firmy, która „polega na papierze”. Przy dużej liczbie dokumentów i braku odpowiedniego zaplecza sprzętowego, może wiązać się ze dodatkowymi wydatkami (zakup/dzierżawa profesjonalnego urządzenia MFP lub zlecenie digitalizacji zewnętrznej firmie, postawienie własnych serwerów lub wykupienie miejsca na serwerze, zmiana kultury pracy poprzez szkolenia dla pracowników czy stworzenie nowych stanowisk). Jednak zmierzenie się z nią przynosi duże i wymierne korzyści.

Spodziewane efekty: przyspieszenie i oszczędności

Podobnie jak wszystkie systemy workflow, zastosowanie AMODIT-u ma podstawowe cele, które można zdefiniować następująco:

  • wzrost efektywności pracy: eliminowanie zbędnych czynności (odpowiednie procedury „prowadzą” użytkownika, „pamiętając” za niego o koniecznych do wykonania czynnościach) oraz automatyzacja wielu procesów (jak choćby dostarczanie dokumentów do kolejnych osób zajmujących się załatwianiem danej sprawy, łatwe wyszukiwanie i błyskawiczny dostęp do potrzebnych dokumentów) pozwala na wzrost wydajności pracy i skupienie się merytorycznych aspektach załatwianej sprawy;
  • przyspieszenie i optymalizacja procesów biznesowych;
  • ograniczenie ryzyka wystąpienia błędów: odpowiednio przygotowane procedury (ścieżki i etapy) załatwiania spraw pozwalają uniknąć błędnego wypełniania dokumentów i przekraczania terminów realizacji, co pozwala uniknąć powstawania zaległości podatkowych, nieterminowego opłacania faktur i wynikających z tego tytułu odsetek czy kar;
  • ogólna poprawa jakości procesu decyzyjnego: właściciel procesu biznesowego, mając łatwy wgląd we wszystkie etapy załatwiania sprawy, może oprzeć swoją ostateczną decyzję (np. o podpisaniu umowy lub odstąpieniu od niej) z pełną świadomością przyczyn i konsekwencji;
  • wzrost bezpieczeństwa przesyłanych danych – przydzielając prawa dostępu i śledząc dokładnie wędrówkę dokumentów, ograniczamy do minimum ryzyko ich zagubienia czy dostania się w niepowołane ręce;
  • skuteczniejsza kontrola, wyższa efektywność pracowników – w każdej chwili możemy sprawdzić, ile trwa załatwianie sprawy, gdzie powstają opóźnienia, który z pracowników lub działów jest za nie odpowiedzialny
  • sprawniejsza komunikacja – jasne reguły komunikowania się (wymiany informacji i danych) pomiędzy pracownikami i działami firmy, poprawia skuteczność i szybkość komunikacji, a co za tym idzie przyspiesza wszystkie procesy w firmie.

Przyspieszenie procesów, to oszczędność czasu. Oszczędność czasu, to oszczędność pieniędzy. Czym szybciej, sprawniej, skuteczniej przeprowadzone są procesy w firmie, tym mniejsze są koszty ich obsługi.

CZYTAJ  Jak zoptymalizować środowisko druku w firmie? Mamy dwie mocne odpowiedzi: SafeQ lub OptimiDoc

DIY?

Wdrożenie systemu obiegu dokumentów – ze względu na swoją elastyczność nie jest tak dużym wyzwaniem, jak wdrożenie systemu wspomagania zarządzania klasy ERP dla całej firmy, ale wymaga skorzystania z fachowego wsparcia. Prawidłowe rozpoznanie potrzeb oraz procesów w firmie pozwoli uniknąć działań metodą prób i błędów, a cały proces przebiegnie sprawniej. Dzięki temu system szybciej stanie się naszym „cyfrowym kolegą w pracy”, odpowiedzialnym za dokumenty firmowe.

Ostatnio zmodyfikowane: 7 marca 2018