Digitalizacja dokumentów firmowych – DIY czy outsourcing?

RedakcjaAutor | Optymalizacja i porady

digitalizacja dokumentów firmowych

Obecnie nikogo już chyba nie trzeba przekonywać do tego, że digitalizacja dokumentów firmowych jest źródłem oszczędności i usprawnia procesy biznesowe. Jednocześnie pokutuje opinia, że wystarczy mieć skaner z oprogramowaniem OCR (Optical Character Recognition), by samodzielnie ją przeprowadzić. Jeżeli zależy nam na jakości otrzymanych dokumentów elektronicznych, szybkości przeprowadzenia operacji i bezpieczeństwie danych powinniśmy rozważyć zlecenie tego zadania na zewnątrz.

Jeden z mitów związanych z samodzielną digitalizacją mówi o tym, że można ją przeprowadzić tanio, a nawet bezkosztowo (wyłączywszy opłaty za energię elektryczną). Jako argument przeciwko outsourcingowi podaje się obawę o bezpieczeństwo poufnych danych. Żadne z tych twierdzeń nie znajduje potwierdzenia w praktyce.

Samodzielność kosztuje

Najbardziej oczywiste wydatki, które pociąga za sobą digitalizacja w wariancie DIY, to przede wszystkim koszt:

  • zakupu i eksploatacji urządzenia skanującego;
  • oprogramowania OCR;
  • przeszkolenia pracownika;
  • pracy osoby oddelegowanej do przeprowadzenia procesu digitalizacji.

Zanim rozpocznie się proces skanowania, papierowe dokumenty trzeba odpowiednio przygotować: posortować, usunąć zszywki i spinacze, niekiedy wyprostować, ułożyć w paczki według formatu i przeprowadzić kategoryzację (sklasyfikować dokumenty według odpowiednich typów).

Jest to proces uciążliwy i czasochłonny, który –  przy niewielkim doświadczeniu osoby oddelegowanej do jego przeprowadzenia – może skutkować wieloma błędami, gubieniem dokumentów czy ich niewłaściwą dystrybucją (potencjalne ujawnienie poufnych danych).

Sam proces skanowania i wprowadzania elektronicznych dokumentów do systemu wymaga odpowiedniego sprzętu (np. wydajnego skanera przemysłowego), którego zakup może być ekonomicznie nieuzasadniony.

Wszystkie wspomniane wyżej czynniki sprawiają, że realne koszty i czas trwania samodzielnej digitalizacji mogą być bardzo trudne do precyzyjnego oszacowania.

CZYTAJ  Nowy albo żaden. Budżetówka nie ryzykuje zakupów używanego sprzętu IT

Zleć i wymagaj

Zlecenie digitalizacji dokumentów firmowych zewnętrznej firmie ma wiele praktycznych korzyści. Wymieńmy najważniejsze:

  • możliwość precyzyjnego zaplanowania wydatków – wycena jest zależna od liczby dokumentów przeznaczonych do zdigitalizowania;
  • dokładnie określony czas wykonania;
  • gwarantowana jakość elektronicznych dokumentów dzięki zastosowaniu najnowszych technologii (najwyższej klasy oprogramowania OCR i sprzętu skanującego);
  • możliwość wyboru parametrów elektronicznych dokumentów (format plików, rozdzielczość, oczyszczenie z „szumów”, kompresja);
  • indeksacja dokumentów – automatyczne lub ręczne wprowadzenie parametrów, dzięki którym będzie możliwe sprawne przeszukiwanie archiwum;
  • wprowadzenie elektronicznych dokumentów do systemu klienta lub możliwość skorzystania z systemu firmy wykonującej digitalizację;
  • gwarancja bezpieczeństwa – zarówno dokumentów papierowych, jak też ich wersji elektronicznych.

Decyzja zależy od skali

W przypadku niewielkiej liczby dokumentów i posiadania wolnych „mocy przerobowych” (odpowiedni sprzęt i pracownicy) można ograniczyć się do fachowego doradztwa przy wyborze sprzętu i oprogramowania.

Natomiast digitalizacja dokumentów firmowych liczonych w tysiącach sztuk miesięcznie to zadanie, którego realizację niemal zawsze opłaca się powierzyć zewnętrznej firmie.

CZYTAJ  Obsługa RODO ze wsparciem urządzeń i oprogramowania

Ostatnio zmodyfikowane: 4 lipca 2018