{"id":5296,"date":"2017-06-15T15:22:58","date_gmt":"2017-06-15T13:22:58","guid":{"rendered":"http:\/\/www.kserkop.com\/blog\/?p=5296"},"modified":"2018-03-07T15:00:42","modified_gmt":"2018-03-07T14:00:42","slug":"audyt-w-firmie-cz-1","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/www.kserkop.com\/blog\/audyt-w-firmie-cz-1\/","title":{"rendered":"Ni\u017csze koszty w firmie dzi\u0119ki audytowi i monitorowaniu urz\u0105dze\u0144 biurowych cz. 1. Zbieranie danych"},"content":{"rendered":"

Ci\u0119cie koszt\u00f3w biurowych ci\u0105gle jeszcze kojarzy si\u0119 z ograniczeniem wydatk\u00f3w na d\u0142ugopisy, papier i inne drobiazgi. Ich redukcja, w liczbach sztuk, wygl\u0105da dobrze \u201ena s\u0142upkach\u201d wykres\u00f3w zdobi\u0105cych raporty, cho\u0107 realne oszcz\u0119dno\u015bci z tego tytu\u0142u, nawet w skali roku, s\u0105 niskie. Jednocze\u015bnie w\u0142a\u015bciciel czy prezes firmy i kadra zarz\u0105dzaj\u0105ca maj\u0105 cz\u0119sto problem z odpowiedzi\u0105 na pytanie, jakie s\u0105 rzeczywiste koszty druku w firmie. Najprostszym sposobem, by uzyska\u0107 konkretne odpowiedzi, jest przeprowadzenie audytu.<\/strong><\/p>\n

W niekt\u00f3rych firmach s\u0105 osoby lub kom\u00f3rki zajmuj\u0105ce si\u0119 controllingiem, czyli bie\u017c\u0105cym \u015bledzeniem i weryfikacj\u0105 wszelkich podejmowanych dzia\u0142a\u0144. Potrafi\u0105 poprawnie zidentyfikowa\u0107 obszary, w kt\u00f3rych generowane s\u0105 zyski oraz te, w kt\u00f3rych powstaj\u0105 straty. W efekcie menad\u017cerowie otrzymuj\u0105 informacje niezb\u0119dne do skutecznego zarz\u0105dzania. Nie jest to jednak norma.<\/p>\n

Je\u017celi jednak nie mamy odpowiednich ludzi, warto zastanowi\u0107 si\u0119 nad zleceniem audytu zewn\u0119trznego<\/p>\n

Pod latarni\u0105 najciemniej, czyli po\u017cytki z audytu<\/h2>\n

Podstawowym po\u017cytkiem z audytu jest wiedza o stanie faktycznym, kt\u00f3ry cz\u0119sto odbiega znacz\u0105co od naszych wyobra\u017ce\u0144. W my\u015bl starej zasady, \u017ce pod latarni\u0105 najciemniej, bez z\u0142ej woli przestajemy zauwa\u017ca\u0107 pewne niekorzystne zjawiska, skupiamy si\u0119 na szczeg\u00f3\u0142ach, nie maj\u0105c obrazu ca\u0142o\u015bci. Audyt ma nam da\u0107 ten obraz, wskaza\u0107 \u017ar\u00f3d\u0142a problemu rosn\u0105cych wydatk\u00f3w i zaproponowa\u0107 mo\u017cliwe rozwi\u0105zania, czyli sposoby optymalizacji i redukcji koszt\u00f3w.<\/p>\n

\"kobieta<\/p>\n

Spis z natury<\/h2>\n

Pierwsz\u0105 faz\u0105 ka\u017cdego audytu dotycz\u0105cego \u015brodowiska drukowania w firmie, jest dokonanie spisu z natury wszystkich urz\u0105dze\u0144 u\u017cytkowanych w firmie (drukarki, skanery, faksy, kopiarki, urz\u0105dzenia wielofunkcyjne). Dzi\u0119ki temu otrzymujemy klarowne zestawienie ilo\u015bciowe i jako\u015bciowe. Ocena liczby, stanu technicznego, wieku, przebieg\u00f3w i parametr\u00f3w sprz\u0119tu jest podstaw\u0105 do dalszych analiz i formu\u0142owania wniosk\u00f3w i zalece\u0144. Jednak ju\u017c sam spis mo\u017ce nam uzmys\u0142owi\u0107, ile mamy sprz\u0119tu przestarza\u0142ego (potencjalnie energoch\u0142onnego, drogiego w eksploatacji, a w efekcie stanowi\u0105cego zagro\u017cenie dla \u015brodowiska naturalnego). Spis mo\u017ce te\u017c ujawni\u0107 wielo\u015b\u0107 modeli i marek, co poci\u0105ga za sob\u0105 niekompatybilno\u015b\u0107 czy konieczno\u015b\u0107 serwisowania przez wielu r\u00f3\u017cnych specjalist\u00f3w. Dostaniemy te\u017c informacj\u0119 o stanach magazynowych materia\u0142\u00f3w eksploatacyjnych. Jest to o tyle wa\u017cne, \u017ce s\u0105 one zazwyczaj kupowane \u201ena zapas\u201d, co prowadzi do niepotrzebnego zamra\u017cania \u015brodk\u00f3w, kt\u00f3re mog\u0142yby by\u0107 wykorzystane na bie\u017c\u0105ca dzia\u0142alno\u015b\u0107 firmy.<\/p>\n\n\n\n
Chcesz dowiedzie\u0107 si\u0119 wi\u0119cej na temat urz\u0105dze\u0144 drukuj\u0105cych? Chcesz dobra\u0107 odpowiednie urz\u0105dzenia do swojego biura? Skorzystaj z pomocy specjalist\u00f3w i skontaktuj si\u0119 z naszym doradc\u0105 handlowym.<\/p>\n

Kamil Gamrat \u2013 kg@kserkop.pl<\/a><\/p>\n

tel. 609 506\u00a0503<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

Spis z natury mo\u017ce te\u017c ujawni\u0107 istotne rozbie\u017cno\u015bci pomi\u0119dzy stanem ksi\u0119gowym a stanem faktycznym (rzeczywistym), dotycz\u0105cym \u2013 w kontek\u015bcie omawianego przez nas audytu \u2013 rzeczowych sk\u0142adnik\u00f3w maj\u0105tkowych. Rozbie\u017cno\u015bci maj\u0105 dwie podstawowe przyczyny: naturalna zmiana stanu i cech danego towaru\/przedmiotu oraz b\u0142\u0119dy i nadu\u017cycia pope\u0142nione przez pracownik\u00f3w. Obie przyczyny w oczywisty spos\u00f3b wp\u0142ywaj\u0105 na warto\u015b\u0107 maj\u0105tku firmy (obni\u017caj\u0105 go). Audyt mo\u017ce np. da\u0107 nam informacj\u0119 o ilo\u015bci przeterminowanych materia\u0142\u00f3w eksploatacyjnych czy o b\u0142\u0119dach liczbowych (a nawet rzeczowych: inny sprz\u0119t w ewidencji, inny w rzeczywisto\u015bci) w dokumentacji ksi\u0119gowej.<\/p>\n

Je\u017celi nawet nie zostan\u0105 wykryte \u017cadne nieprawid\u0142owo\u015bci, warto\u015bci\u0105 nie do pogardzenia jest potwierdzenie od zewn\u0119trznego audytora, \u017ce mamy porz\u0105dek w papierach.<\/p>\n

Monitoring<\/h2>\n

\"open<\/p>\n

Znaj\u0105c liczb\u0119 i rodzaj urz\u0105dze\u0144, mo\u017cna przej\u015b\u0107 do drugiej fazy audytu, czyli monitoringu funkcjonowania obecnego systemu. Ta faza, zale\u017cnie od przyj\u0119tej strategii mo\u017ce by\u0107 podzielona na dwa etapy: niejawny i jawny. W pierwszym, nie informuje si\u0119 pracownik\u00f3w firmy o audycie. Dane o ilo\u015bci i rodzaju wydruk\u00f3w zbierane s\u0105 dzi\u0119ki odpowiedniemu oprogramowaniu. W drugim monitoring prowadzony jest jawnie. Por\u00f3wnanie danych liczbowych z obu etap\u00f3w, przy odpowiednio d\u0142ugim okresie ich zbierania, mo\u017ce by\u0107 wa\u017cn\u0105 wskaz\u00f3wk\u0105 istnienia utrwalonych, niekorzystnych proces\u00f3w, np. tego, \u017ce pracownicy zbyt cz\u0119sto wykorzystuj\u0105 s\u0142u\u017cbowy sprz\u0119t do cel\u00f3w prywatnych lub nie przyk\u0142adaj\u0105 nale\u017cytej wagi do oszcz\u0119dno\u015bci.<\/p>\n

Winni niegospodarno\u015bci nie musz\u0105 by\u0107 pracownicy, lecz sam system, a dok\u0142adnie brak \u015bwiadomie stosowanych procedur zarz\u0105dzania drukiem. Przyk\u0142adem \u0142atwym do zaobserwowania jest \u201edostawianie\u201d drukarki do niemal ka\u017cdego stanowiska pracy. Urz\u0105dzenia \u201enabiurkowe\u201d s\u0105 du\u017cym udogodnieniem, jednak pod dwoma podstawowymi warunkami:<\/p>\n

    \n
  1. nie wykorzystujemy ich do druku dokument\u00f3w w du\u017cych nak\u0142adach (s\u0105 zazwyczaj dro\u017csze w eksploatacji od urz\u0105dze\u0144 przystosowanych do du\u017cych prac),<\/li>\n
  2. mo\u017cemy monitorowa\u0107 ich wykorzystania.<\/li>\n<\/ol>\n

    Do druku liczonego w tysi\u0105cach stron miesi\u0119cznie, nad kt\u00f3rym chcemy mie\u0107 pe\u0142n\u0105 kontrol\u0119, o wiele lepiej nadaj\u0105 si\u0119 korporacyjne MFP. S\u0105 bez por\u00f3wnania bardziej ekonomiczne, a co nie mniej wa\u017cne, pozwalaj\u0105 nadawa\u0107 \u015bci\u015ble okre\u015blone uprawnienia poszczeg\u00f3lnym u\u017cytkownikom, pozwalaj\u0105ce np. na druk tylko w mono, w \u015bredniej rozdzielczo\u015bci, z okre\u015blonym miesi\u0119cznym limitem stron.<\/p>\n

    \"\"<\/a><\/p>\n